Comment ça marche
De la première configuration au premier appel traité, il s'écoule généralement moins d'une heure. Voici exactement ce qui se passe pendant ce temps-là.
Ce qu'il faut faire, de votre côté
Deux choses seulement : décrire votre activité et vos consignes une fois, puis activer le renvoi d'appel sur votre ligne. Le reste se passe chez nous.
Aucun matériel à acheter, aucun logiciel à installer, aucun changement d'opérateur. Votre numéro reste le vôtre, votre téléphone reste votre téléphone.
Cinq étapes, environ trente minutes
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01
Votre entreprise
Raison sociale, activité, et surtout : la phrase exacte par laquelle l'opérateur doit décrocher. C'est ce que vos clients entendront.
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02
Vos horaires
Quand vous travaillez, quand vous ne voulez pas être dérangé, et ce qui se passe en dehors. Les jours fériés et les congés se paramètrent à l'avance.
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03
Vos consignes
L'étape qui fait la différence. Ce qui est urgent chez vous, qui joindre dans ce cas, ce qui peut attendre, les questions à poser systématiquement.
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04
Le test
Vous appelez votre propre numéro et vous écoutez. Si la formule d'accueil ne vous convient pas, vous la corrigez avant d'activer quoi que ce soit.
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05
L'activation
Vous composez un code sur votre téléphone pour activer le renvoi. Quelques secondes. Le même code, préfixé différemment, le désactive.
Trois façons de renvoyer, selon ce que vous voulez
Le renvoi est une fonction de votre opérateur téléphonique, pas une technologie iCall. C'est ce qui rend le dispositif réversible à tout moment.
- Renvoi si non-réponse Votre téléphone sonne d'abord. Au bout de quatre ou cinq sonneries, l'appel bascule vers iCall. C'est le réglage le plus courant : vous décrochez quand vous pouvez.
- Renvoi si occupé L'appel bascule uniquement quand votre ligne est prise. Utile pour ne plus jamais laisser un client sur une tonalité d'occupation.
- Renvoi immédiat Tous les appels partent vers iCall. Adapté aux périodes de congés, aux chantiers longs, ou aux entreprises qui externalisent leur accueil en permanence.
Ce que vous recevez, et quand
Chaque appel traité produit un compte rendu écrit. C'est ce qui distingue le service d'un simple décroché : vous savez qui a appelé, pourquoi, et ce qui a été répondu.
- Immédiatement, par SMS Les urgences, selon les critères que vous avez définis. Nom, motif, numéro de rappel : de quoi décider si vous vous déplacez, sans rappeler.
- Par courriel, dans la foulée Les appels ordinaires : demandes de devis, questions, rendez-vous posés. Un récapitulatif à lire quand vous êtes assis.
- Dans votre espace, en permanence Tous les appels, y compris ceux qui se sont mal passés. Chaque compte rendu est daté, consultable et exportable.
Ce qui fait échouer une externalisation
Observées chez des professionnels qui avaient déjà tenté l'expérience ailleurs.
- Des consignes trop vagues « Prenez le message » ne dit rien. L'opérateur ne peut pas deviner qu'une fuite est urgente mais qu'un devis peut attendre lundi. Vingt minutes de configuration précise valent mieux que six mois de messages inutiles.
- Aucun contact de repli Si vous êtes le seul joignable et que vous ne répondez pas, l'urgence reste bloquée. Un associé, un collègue, un numéro d'astreinte : il en faut au moins un.
- Ne jamais relire les comptes rendus Les premiers jours révèlent toujours des ajustements à faire dans les consignes. Les entreprises qui relisent la première semaine obtiennent un service nettement plus juste.
- Renvoyer immédiatement dès le premier jour Commencer par le renvoi si non-réponse permet de constater le service sans rien perdre. Le renvoi total vient ensuite, si vous le souhaitez.
Voyez ce que ça donne sur un appel réel.
Choisissez le métier le plus proche du vôtre et regardez l'appel se dérouler.