Prise de rendez-vous téléphonique
Un message qui dit « rappeler M. Durand » vous laisse le travail. Un rendez-vous déjà posé vous l'enlève.
Prendre un message ou poser un rendez-vous
La plupart des services d'accueil téléphonique s'arrêtent au message. C'est utile, mais cela vous laisse la partie fastidieuse : rappeler, chercher un créneau commun, rappeler encore parce que la personne ne répond plus.
Quand l'opérateur a accès à vos disponibilités, l'appel se conclut. Le client raccroche avec une date. Vous n'avez rien à faire.
Ce que vous paramétrez
L'opérateur ne remplit pas votre agenda au hasard.
Vos plages
Les jours et heures où vous acceptez des rendez-vous, et ceux que vous gardez pour vos chantiers.
La durée par type
Un devis ne prend pas le même temps qu'une intervention. Chaque motif a sa durée.
Le délai de route
Deux rendez-vous à l'opposé de la ville ne s'enchaînent pas. Une marge se paramètre.
Le délai minimum
Pas de rendez-vous dans l'heure qui suit si vous avez besoin de vous organiser.
Le nombre par jour
Un plafond quotidien évite les journées impossibles à tenir.
Les exceptions
Congés, formation, jours fériés : saisis à l'avance, ils bloquent l'agenda.
Pas de double réservation, jamais
Deux opérateurs peuvent traiter deux appels simultanés et proposer le même créneau. Le système verrouille le créneau dès qu'il est proposé : le second opérateur ne le voit plus.
C'est un détail invisible quand tout va bien, et un problème majeur le jour où deux clients vous attendent à la même heure.
Voyez ce que ça donne sur un appel réel.
Choisissez le métier le plus proche du vôtre et regardez l'appel se dérouler.