Secrétariat téléphonique
Le rôle d'une secrétaire au téléphone : décrocher, comprendre la demande, noter ce qu'il faut, poser un rendez-vous. C'est ce que fait iCall — sans contrat de travail.
Ce qu'est un secrétariat téléphonique
Un secrétariat téléphonique est un service par lequel des opérateurs assurent, à distance, les tâches téléphoniques habituellement confiées à un poste de secrétariat : réception des appels, prise de messages, filtrage, tenue de l'agenda et transmission de comptes rendus au professionnel.
Le terme « télésecrétariat » désigne la même chose. On parle aussi de permanence téléphonique lorsque le service intervient surtout en dehors des heures de présence, et de standard externalisé lorsqu'il remplace durablement l'accueil.
Ce qu'un secrétariat téléphonique couvre — et ce qu'il ne couvre pas
Couvert
- Réception et filtrage des appelsY compris l'écartement du démarchage.
- Prise de messages structurésNom, société, motif, coordonnées vérifiées.
- Tenue de l'agendaRendez-vous posés selon vos disponibilités réelles.
- Transferts et escaladesSelon les règles que vous avez définies.
- Comptes rendus écritsPar SMS ou courriel, et consultables en ligne.
Non couvert
- Courrier et administratifFacturation, relances, classement : ce n'est pas du téléphone.
- Accueil physiqueRecevoir un visiteur suppose une présence sur place.
- Travail sur vos outils métierSaisie dans votre logiciel, devis, comptabilité.
- Conseil techniqueL'opérateur note la demande, il ne diagnostique pas.
Cette frontière est la question centrale du choix. Si votre besoin dépasse le téléphone, lisez la comparaison entre secrétaire interne et secrétariat externalisé.
Les activités où ça fonctionne le mieux
Le service donne les meilleurs résultats quand les appels sont nombreux mais prévisibles : demandes de rendez-vous, questions récurrentes, urgences dont les critères peuvent s'écrire. C'est le cas des artisans, des garages, des professions libérales et des agences.
Il donne des résultats plus limités quand chaque appel exige une expertise pointue dès la première phrase. Dans ce cas, l'opérateur prend un message — utile, mais moins qu'un échange direct.
Voyez ce que ça donne sur un appel réel.
Choisissez le métier le plus proche du vôtre et regardez l'appel se dérouler.